2023.4.17

電子帳簿保存法

改正電子帳簿保存法が令和４年１月１日から施行されました。この中で特に実務的な影響が大きいのが電子取引データの保存義務です。この保存義務は２年間の猶予期間があるため令和５年１２月末日までに対応する必要があります。
電子データの保存義務とは、取引情報（注文書、見積書、契約書、領収書など）を電子データでやり取りした場合には、必ず電子データとして保存しておかなければならないという義務です。
保存にあたっては、「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす必要があります。
このうち、真実性の要件を充たす方法としては、「正当な理由がない訂正、削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う」という方法が簡易です。なお、この事務処理規定のひな型は国税庁のホームぺージからダウンロードが可能です。
可視性の要件を充たす方法としては、①保存場所にパソコン、ディスプレイ、プリンタ及びその操作マニュアルを備え付けておくこと、②システムの概要を記した書類を備え付けておくこと、③検索機能を確保しておくことが必要です。
①、②の操作マニュアルや概要書類はオンラインのマニュアルやヘルプ機能でも大丈夫です。③の検索機能は日付、金額、取引先の３項目で検索できる必要がありますが、データのファイル名を２０２１０１３１＿１１０００＿（株）Ａ社（日付＿金額＿取引相手）というように規則性をもって入力したうえで、特定のフォルダに集約しておきフォルダの検索機能を使えるようにしておくことが方法としては簡易と考えられます。